3 Bestuur, toezicht en medezeggenschap

3.1 Good Governance

De Posten werkt volgens de Governancecode Zorg 2017. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het functioneren en presteren van de organisatie en staat de directeur-bestuurder met raad terzijde. De directeur-bestuurder is als eerste verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan de Raad van Toezicht. In de statuten, het Reglement Raad van Toezicht en het Reglement Directeur-bestuurder is vastgelegd op welke wijze de rollen zijn verdeeld.

Om te zorgen voor transparantie van het gevoerde beleid heeft de Posten duidelijke afspraken vastgelegd over de informatie die beschikbaar is voor de toezichthoudende en medezeggenschapsorganen.

3.2 Samenstelling en bezoldiging Raad van Bestuur/Directie

Periode Naam Nevenfuncties
01-01-2018 tot 31-12-2018 De heer drs. D.M.R. Hogenboom (directeur-bestuurder) geen

Voor de bezoldiging van de bestuurder conformeert de Posten zich aan de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Op basis van de scoringslijsten van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS is de Posten ingedeeld in klasse II, met een bijbehorend bezoldigingsmaximum voor 2018 van €125.000. In het kader van het openbaar te maken informatie over de bezoldiging van topfunctionarissen in de zin van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2018 van de Posten.

De Raad van Toezicht is van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling tussen de bestuurder en de organisatie en dat hij op een zorgvuldige, deskundige en onafhankelijke wijze zijn werkzaamheden uitvoert.

3.3 Samenstelling, rooster van benoeming en aftreding, bezoldiging en  werkwijze Raad van Toezicht

Naam Hoofdfunctie en nevenfuncties Beroep Geboorte-datum
Mevrouw dr. A.H.J. Klopper-Kes, (voorzitter RvT per 1 januari 2018) Hoofdfunctie:
Directeur-bestuurder Stichting Rugpoli

Nevenfuncties:
Plv. voorzitter Raad van Commissarissen Stichting Concordia

Voorzitter bestuur Zelfstandige Klinieken Nederland
Directeur 22-07-1964
De heer G.J.M. Oude Vrielink, MBA (vicevoorzitter RvT)

Hoofdfunctie:
algemeen adviseur SWS

Nevenfuncties:
Lid financiële auditcommissie RvT de Posten

Administrateur Commissie van Beheer over het G.J. van Heekpark

Penningmeester stichting Van Heekpark Monument in de 21e Eeuw

Penningmeester stichting Vrienden Kunst in het Volkspark

Penningmeester stichting KunstNonStop

Financieel adviseur (ad hoc) voor bedrijven en particulieren

Adviseur Waarborgfonds Sport 24-06-1948
Mevrouw drs. Y.M. Groeneveld-Steghuis

Hoofdfunctie:
Eigenaar Adviesbureau Yvori

Nevenfunctie:
Praktijkmanager Huisartsen MC de Es

Sociaal gerontoloog 07-01-1969
De heer dr. R. Toet Hoofdfunctie:
Directeur Gemeentelijk Belastingkantoor Twente

Nevenfunctie:
Lid Raad van Toezicht Onderwijsbureau Twente
Directeur 27-07-1971
De heer Ir. R.J.M. Monninkhoff Hoofdfunctie:
Algemeen directeur SWB Midden Twente

Nevenfuncties:
Lid Raad van Commissarissen Rabobank Centraal Twente (Hengelo) (2012)

Bestuurslid / penningmeester Gelderman Stichting (Oldenzaal) (2011)

Directeur /eigenaar Monninkhoff Advies BV (2005)
Directeur 26-04-1961
Prof.dr.ir. Mascha C. van der Voort Professor Human Centred Design & Scientific co-director DesignLab

University of Twente, Faculty of Engineering Technology

Nevenfuncties:
Founder (oprichter & eigenaar) Mesmerising Concepts

Toetsing nieuwe opleidingen NVAO
Professor Human Centred Design & Scientific co-director DesignLab 28-01-1974
Naam Jaar benoeming A B Voordrachtszetel Benoemen opvolger
Mevrouw dr. A.H.J. Klopper-Kes 01-01-2016 01-01-2020 31-12-2023 Humanistisch Verbond 01-01-2024
Mevrouw drs.Y.M Groeneveld-Steghuis 01-09-2010 01-09-2014 31-12-2018 Cliëntenraad 01-01-2019
De heer G.J.M. Oude Vrielink, MBA 01-01-2013 01-01-2017 31-12-2020 -- 01-01-2021
De heer dr. R. Toet 01-01-2013 01-01-2017 31-12-2020 -- 01-01-2021
De heer Ir. R.J.M. Monninkhoff 01-01-2018 01-01-2022 31-12-2025 -- 01-01-2026
Prof.dr.ir. Mascha C. van der Voort 01-01-2018 01-01-2022 31-12-2025 Cliëntenraad (m.i.v. 01-01-2019) 01-01-2026
A = 2e periode na herbenoeming B=datum van aftreden op basis van Governance Code

Per januari 2018 heeft mevrouw dr. A.H.J. Klopper-Kes de functie van voorzitter officieel overgenomen van de heer H.H.J. Tossaint, die per 31 december 2017 statutair is afgetreden. Daarnaast heeft de heer G.J.M. Oude Vrielink, MBA, per januari 2018 het vicevoorzitterschap van mevrouw drs. Y.M. Groeneveld-Steghuis overgenomen en zijn per 1 januari 2018  twee nieuwe leden van de RvT geïnstalleerd: de heer ir. R.J.M. Monninkhoff en mevrouw prof.dr.ir. Mascha C. van der Voort. Mevrouw Van der Voort is tijdelijk boventallig toegevoegd aan de RvT omdat zij per januari 2019 voor de voordrachtzetel van de Cliëntenraad in de RvT zal plaatsnemen i.v.m. het statutair aftreden van mevrouw drs. Y.M. Groeneveld, die deze functie tot en met 31 december 2018 heeft vervuld.

Vanaf 2018 vormen de heer G.J.M. Oude Vrielink en de heer ir. Robert J.M. Monninkhoff de financiële auditcommissie.

3.4 Besturing gericht op maatschappelijke doelstelling

De Posten heeft als maatschappelijke organisatie een rol van betekenis in Enschede, in de eerste plaats voor haar klanten. De hoofdlocatie aan de Posten in Enschede heeft bovendien een belangrijke buurtfunctie voor de stadsdeel Zuid. Ook als werkgever wordt de Posten gewaardeerd. Daarnaast kan de Posten rekenen op een groot aantal vrijwilligers die met name uit stadsdeel Zuid afkomstig zijn en daarmee ook voor een stevige band zorgen met de omgeving.

De Posten fungeert als opleidingsinstelling voor veel beroepen in de zorg. Ook de ondersteunende diensten bieden stage- en opleidingsmogelijkheden. Daarnaast delen wij onze kennis en kunde met onderwijsinstellingen en lopen jaarlijks leerlingen/stagiaires stage bij de Posten of volgen een opleiding. Verder biedt de Posten werkervaringsplaatsen en werkplekken aan mensen die verder van de reguliere arbeidsmarkt af staan en biedt de Posten sinds 2018 onderdak aan studenten en kwetsbare jongeren. Zie hiervoor ook de paragraaf maatschappelijk verantwoord ondernemerschap.

Uitgangspunt in de afspraken tussen de Raad van Toezicht en een directeur-bestuurder is dat de RvT op adequate wijze door de bestuurder geïnformeerd wordt over de gang van zaken binnen de Posten en over de verhouding tussen de Posten en de samenleving. Het gaat er daarbij om dat de Raad van Toezicht tijdig wordt voorzien van correcte en relevante informatie in de juiste detaillering en op het gewenste abstractieniveau.

3.5 Toezicht vanuit maatschappelijke doelstelling (verslag van de Raad van Toezicht)

Onze visie op toezicht en bestuur

De Raad van Toezicht houdt toezicht op het functioneren en presteren van de Posten, treedt op als werkgever voor de directeur-bestuurder en staat hem met raad terzijde. De directeur-bestuurder is als eerste verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover verantwoording af aan de Raad van Toezicht.

De Raad van Toezicht vervult zijn functie vanuit een maatschappelijk perspectief. Dat wil zeggen dat hij op de eerste plaats let op het behalen van het maatschappelijke doel van de Posten. Voor de Posten is dit het geven van goede zorg, zowel intramuraal als extramuraal, binnen de humanistische mensvisie aan mensen met een zorgvraag.
Daarnaast let de Raad op de financiële continuïteit en de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering. Hij draagt bij aan het behalen van de doelstellingen van de Posten door inbreng van specifieke expertise.
De toevoeging van waarde aan de Posten keert terug in de drie belangrijke taken van de Raad: 

1. De Raad van Toezicht is kader stellend 

Dit betekent dat de Raad bij belangrijke vraagstukken van strategie en beleid meedenkt en adviseert aan de “voorkant”. Hiermee bereiken we dat er vanuit verschillende hoeken naar een vraagstuk gekeken wordt. De Raad biedt de bestuurder een klankbord op strategisch niveau. Dit komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede en maakt “controle achteraf” voor de Raad eenvoudiger. 

2. De Raad van Toezicht is controlerend 

De bestuurder bepaalt het beleid met inachtneming van de statutaire rolverdeling. De Raad controleert de organisatie en de bestuurder achteraf op het gevoerde beleid en de gemaakte keuzes. De toetsing is kwantitatief én kwalitatief. Dat wil zeggen dat niet alleen gekeken wordt naar (meerjaren)begroting, jaarrekening en kwartaalrapportages, maar ook naar het proces van totstandkoming en inbreng van betrokkenen. Om een gewogen beeld te krijgen van het presteren van de organisatie voert de Raad ook gesprekken met de Cliëntenraad, de voornaamste belanghouders (zoals Ondernemingsraad en leden van het Organisatie Ontwikkel Team (OOT)) en incidenteel met personeelsleden uit de organisatie. Daarnaast heeft de Raad jaarlijks ten minste één gesprek met de accountant.
De Raad hecht veel waarde aan risicobewustzijn en -beheersing. Het risicomanagement maakt onderdeel uit van de managementrapportages.
Het bestuur creëert de voorwaarden voor een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming. Dit gebeurt door een goede planning en voorbereiding van vergaderingen, tijdige beschikbaarheid van stukken en documentatie, verslaglegging van afspraken en besluiten en bijbehorende overwegingen.
Bestuur en Raad van Toezicht voorkomen en vermijden tegenstrijdigheid van belangen.

3. De Raad van Toezicht is vertegenwoordigend 

De Raad probeert een eigen beeld te vormen van de maatschappelijke context waarin de Posten opereert en van de belangrijkste maatschappelijke vraagstukken waarvoor de organisatie staat.
Hiertoe onderhoudt de Raad contacten met belangrijke stakeholders en is de Raad divers samengesteld zodat vanuit de sociale achtergrond van de Raad hieraan een goede bijdrage geleverd kan worden. Verkregen inzichten dragen bij aan de visie op de koers en de speerpunten van de Posten. 

De statuten en reglementen van de Posten voorzien in bepalingen ten aanzien van de kwaliteit en onafhankelijkheid van de Raad van Toezicht (RvT), alsmede in procedures voor (her)benoeming, schorsing en ontslag.
De RvT van de Posten kent statutair drie voordrachtzetels, te weten: 

  1. één lid wordt benoemd op gezamenlijke voordracht van de Afdeling Enschede van Humanitas en  het Humanistisch Verbond; 
  2. één lid wordt benoemd op voordracht van de Cliëntenraad; 
  3. één lid wordt benoemd op voordracht van de Ondernemingsraad. 

De overige leden worden benoemd door de RvT zonder voordracht van derden met inachtneming van de richtlijnen uit de Governancecode. De procedure voor werving en benoeming is uitgewerkt in het Reglement Raad van Toezicht. De RvT maakt een profielschets van de Raad van Toezicht en gaat bij het ontstaan van een vacature in de RvT na of de profielschets nog voldoet. De Raad van Toezicht laat zich daarbij adviseren door de Raad van Bestuur en stelt de profielschets waar nodig bij. Het algemene teamprofiel van de RvT en het profiel voor een lid van de RvT liggen vast in het Reglement Raad van Toezicht. Daarbij zijn de leden van de raad zich bewust van hun voorbeeldfunctie; hun gedrag is van invloed op het functioneren en de reputatie van de organisatie en de sector als geheel. De Raad van Toezicht en het bestuur bevorderen een cultuur van integriteit en openheid, waarin ruimte is voor reflectie en tegenspraak. 

De honorering van zowel bestuurder als de leden van de Raad voldoet aan de WNT en de richtlijnen van de NVTZ. Het Reglement Directeur-Bestuurder voorziet in gedragsregels voor de bestuurder ten aanzien van o.a. het vermijden van belangenverstrengeling en het aannemen van geschenken en uitnodigingen door de directeur-bestuurder. Ook van de Raad van Toezicht wordt conform statuten en reglementen een onafhankelijke in integere wijze van functioneren vereist.

Informatieverstrekking

De informatieverstrekking door de bestuurder aan de Raad van Toezicht is uitgewerkt in de Notitie Informatievoorziening, die integraal onderdeel uitmaakt van het Reglement directeur-bestuurder.
De bestuurder verschaft de Raad van Toezicht tijdig de voor een adequaat functioneren benodigde informatie, voorafgaand aan een vergadering en zo nodig ook tussentijds. De ijkpunten die de RvT hanteert bij zijn toezichthoudende taak zijn beschreven in het reglement RvT. Ook in de visie op toezichthouden komt dit aspect aan de orde. In 2018 hebben diverse themabijeenkomsten plaatsgevonden waarbij door leden van het Organisatie Ontwikkelteam (OOT) een toelichting op belangrijke strategische thema’s is gegeven. Deze toevoeging van informatieverstrekking aan de Raad van Toezicht is zeer positief beoordeeld. 

Werkzaamheden    

De Raad heeft in 2018 9 keer vergaderd met de bestuurder. Iedere vergadering werd voorafgegaan door een korte voorbespreking van de Raad zelf. Eén vergadering stond in het teken van de goedkeuring van het jaardocument 2017 en het accountantsverslag (april), waarbij de accountant aanwezig was. De financiële auditcommissie heeft met de directeur-bestuurder, de controller en de accountant het jaarverslag besproken. Enkele leden van de Raad zijn in 2018 aanwezig geweest bij een overleg van de bestuurder met de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad. Het nieuwe lid van de Raad heeft zich d.m.v. themabijeenkomsten op de belangrijkste strategische doelen breder georiënteerd. 

In 2018 kwamen o.a. de volgende onderwerpen aan de orde:

  • Goedkeuring begroting 2018
  • Vorming financiële commissie door de heren G.J.M. Oude Vrielink MBA en de heer ir. R.J.M. Monninkhoff
  • Planning van themabijeenkomsten met onder andere de onderwerpen missie en visie, bouw, HR, zelforganisatie en kwaliteit is besproken
  • Instemming procesvoorstellen herijking van missie en visie, jaarplan 2018/2019 en meerjarenbeleidsplan 2019-2021
  • Goedkeuring investering ontvlechting technische installaties Rechte vleugel, Ronde vleugel en De Lorenborch 
  • Goedkeuring onderbouwing indeling de Posten in klasse II met bijbehorende bezoldigingsmaximum (op basis van de scoringslijsten van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van het Ministerie van VWS (26-11-2015)
  • Goedkeuring opstart ontwikkel- en bouwproces mits betrokkenheid RvT bij de hierin te nemen stappen
  • Goedkeuring bestuursverslag, jaarrekening en het accountantsverslag 2017 
  • Goedkeuring correcties in de begroting inzake opname fictieve kostenpost voor kapitaalslasten, verwerking financial lease in de winst- en verliesrekening, onttrekking voorziening verlieslatende contracten
  • Goedkeuring opstart definitiefase bouw 
  • Goedkeuring vast dienstverband en bezoldiging directeur-bestuurder
  • Vaststelling bezoldiging leden Raad van Toezicht
  • Goedkeuring uitgangspunten exploitatiebegroting 2019 en voorgestelde indeling begroting
  • Goedkeuring Treasury Statuut en Procuratiereglement
  • Vaststelling kaderbrief 2019
  • Goedkeuring bijgestelde investeringsbegroting 2018
  • Instemming voorgenomen besluit tot selectie IAA Architecten als architect Woonpark de Posten
  • Goedkeuring inzet op hoofdlijnen extra middelen (Kwaliteitsbudget) 
  • Onderschrijving voorgenomen besluit tot verstrekking opdracht aan extern bureau tot uitvoering externe audit ten behoeve van verkrijgen ISO-certificaat
  • Goedkeuring begroting 2019 en investeringsbegroting 2019
  • Goedkeuring onderbouwing Kwaliteitsbudget 2019 en bijbehorende meerjarenbegroting 2019-2021

Bezoldiging

In het Reglement Raad van Toezicht is bepaald dat de RvT de vergoeding voor de leden jaarlijks vaststelt na overleg met de Raad van Bestuur. De vergoeding dient in overeenstemming te zijn met de voor een organisatie met een omvang als die van de Posten in het algemeen bepaalde normen, conform de bepalingen in de Wet Normering Topinkomens (WNT2). In 2018 heeft de RvT besloten de honorering voor 2018 in overeenstemming met de honorering in de omliggende zorg instellingen vast te stellen op 75% van de WNT norm. De voorzitter ontvangt 150% van dit bedrag. 

Permanente ontwikkeling professionaliteit en deskundigheid

De evaluatie van de Raad van Bestuur heeft plaatsgevonden op basis van de eisen en wensen die de raad in het profiel heeft gesteld. Op basis van deze evaluatie is door de bestuurder een aangepast persoonlijk ontwikkelplan opgesteld hetgeen door de raad jaarlijks wordt geëvalueerd. De scholing en ontwikkeling van de leden van de raad heeft in 2018 plaatsgevonden door een extra bijeenkomst waarin onder begeleiding van een externe deskundige de Raad zijn eigen functioneren heeft bediscussieerd. Eind 2018 heeft in een aparte bijeenkomst een evaluatie van de Raad intern plaatsgevonden. Voor het komend jaar staat de permanente educatie in het licht van aanwezige competenties op de agenda.

3.6 Medezeggenschap

Medezeggenschap en inspraak zijn in de Posten geborgd op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In overeenstemming met deze wetten kent de Posten een Cliëntenraad en een Ondernemingsraad. Deze raden vertegenwoordigen respectievelijk onze klanten met hun mantelzorgers en familie en onze medewerkers en worden over formele advies- en instemmingsonderwerpen geraadpleegd. Daarnaast kent de Posten ook een Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad (VAR), die de beroepsgroep vertegenwoordigt en een adviserende rol heeft op beroepsinhoudelijke thema’s. De afspraken met deze raden staan beschreven in reglementen. Naast de formele advies- en instemmingsonderwerpen, waarvoor in 2018 op beider verzoek een speciaal hiervoor bestemd document is opgesteld zodat de verwachtingen naar elkaar helder zijn, krijgen de raden ook regelmatig het verzoek mee te denken in plan- en beleidsontwikkeling. Informatie-uitwisseling vond in 2018 plaats middels periodieke overlegvergaderingen (met evt. aansluiting van inhoudsdeskundigen), thema-bijeenkomsten, agenda-overleggen en indien wenselijk aparte overleggen met de directeur-bestuurder. Aanvullend zullen vanaf 2019 jaarlijkse evaluatie-momenten van de samenwerking en informatieve bijeenkomsten worden gepland. De planning van de overlegvergaderingen verloopt volgens de planning van de beleidscyclus.

In de diverse raden is er in 2018 onder andere gesproken over en zijn zij betrokken bij de onderwerpen begroting, kwaliteitsplan en – verslag, de nieuwbouw, het kwaliteitsbudget, het plan Waardigheid en Trots, de gesprekken met het Zorgkantoor, de was- en stomerijkosten, de ontwikkeling van het meerjarenbeleidsplan, de kaderbrief, de missie en visie, ziekteverzuim en vitaliteit, de facilitaire processen, het Kwaliteitskompas, AVG, Samen Sturen, het SPP, arbeidsmarktontwikkelingen en ISO-certificering.

3.7 Samenwerkingspartners

De Posten vindt het belangrijk voortdurend met haar omgeving in contact te zijn. Samen met ketenpartners werken we samen om diensten en producten te ontwikkelen die bijdragen aan betekenisvol en positief ouder worden. We streven duurzame (lokale) verbindingen na. De stakeholders van de Posten zijn met name te groeperen in: belangenorganisaties, klanten, financiers, leveranciers, medewerkers, overheid, overlegorganen, samenwerkingspartners. Eenmaal per jaar worden de stakeholders in beeld gebracht, evenals de risico's en kansen ten aanzien van verwachtingen en eisen.