5 Bedrijfsvoering

5.1 Beleidscyclus en planning & control

De Posten heeft in het kader van haar kwaliteitssysteem een beleidscyclus (afbeelding) vastgesteld waarin de planning & controlecyclus is geïntegreerd. De strategievorming en beleidsplanvorming vinden plaats in regelmatige bijeenkomsten met de directie en het OOT. De planning hiervan is afgestemd op enerzijds de beleidscyclus van de Posten en anderzijds de vastgestelde data voor de opstelling van de begroting en jaarrekening.

5.2 Risicobeheersing

De bestuurder van de Posten is verantwoordelijk voor het opzetten en handhaven van een effectief systeem van interne beheersing ter verzekering van de betrouwbaarheid van de productregistratie en –verantwoording en het voldoen aan de vastgestelde regeling Administratieve Organisatie/Interne Controle en vergelijkbare regelingen van Zorgverzekeraars en Gemeente. Het systeem van interne beheersing heeft betrekking op de bedrijfsvoering die het volledige traject omvat vanaf de kennismaking met de klant tot en met de verantwoording aan het Zorgkantoor, Zorgverzekeraars, Gemeenten en de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit).

De interne controle rond de bedrijfsvoering is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te bieden aan de Raad van Toezicht, directie, het Zorgkantoor, de gemeente Enschede, de Zorgverzekeraars en de NZa over een betrouwbare registratie en verantwoording van de geleverde zorg en dienstverlening.
Het controlesysteem bevat diverse checks om onvolkomenheden en fouten in de registratie vast te stellen en te herstellen. De inrichting van het systeem is dusdanig ontworpen dat met een zeer hoge mate van zekerheid gesteld kan worden dat de Posten voldoet aan een betrouwbare bedrijfsvoering. Dit wordt ook bevestigd in de accountantscontroles en de interim-controles op de systemen. Over de voortgang van het Jaarplan is in 2018 door elke eigenaar van een jaarwerkplan per kwartaal verslag uitgebracht in kwartaalrapportage-bijeenkomsten met alle sleutelfunctionarissen van de Posten. Ook de financiële kwartaalrapportage is telkens in deze bijeenkomsten gedeeld ten behoeve van inzicht en verbinding op het geheel.

5.3 Kwaliteits- en veiligheidsmanagement

Tot de verantwoordelijkheid van directie en management behoort het onderkennen van risico’s en het reageren hierop. De Posten beschikt daarom over een kwaliteits- en veiligheidsmanagementsysteem dat activiteiten omvat waarmee de Posten haar doelstellingen identificeert en vaststelt en welke processen en middelen vereist zijn om deze beoogde doelstellingen te behalen. Deze processen staan beschreven in het Kwaliteitskompas, dat continue wordt geactualiseerd.

Over 2018 is een directiebeoordeling op dit kwaliteitsmanagementsysteem uitgevoerd. In deze beoordeling is stilgestaan bij de verschillende instrumenten en systemen die onderdeel uitmaken van het kwaliteitsmanagementsysteem:

  • Leiderschapsproces: context- en stakeholdersanalyse, governance, missie en visie
  • Beleids- en strategieproces: planning en beleidscyclus
  • Klantproces: werking primair proces, klanttevredenheid, klachten/incidenten, samenwerking Cliëntenraad
  • Medewerkersproces: personeelsverloop- en behoefte, personeelssamenstelling, personeelsmanagement, gesprekkencyclus, opleidingsbehoefte, ziekteverzuim, medewerkerstevredenheid
  • Veiligheid, gebouwen, materialen en middelen: gebouw, werkomgeving en materiaal (facilitaire processen), overige ondersteunende diensten, leveranciersbeoordeling
  • Maatschappij: wet- en regelgeving, partners, inspectierapportages
  • Processen: in- en externe audits, documentsysteem

Er is beoordeeld in hoeverre deze instrumenten en systemen naar wens functioneren en er is gekeken naar risico’s en mogelijkheden tot verbetering om hierop te sturen. Omdat er sinds 2012 geen directieboordeling was uitgevoerd, is deze keer gekozen voor een nulmeting, die passend is binnen de ontwikkelingen die binnen de organisatie plaatsvinden. Op deze wijze zijn op uitgebreide wijze alle bedrijfsprocessen uitgebreid in kaart gebracht en beoordeeld. De directiebeoordeling is afgesloten met een overzicht van de belangrijkste resultaten en verbeterkansen van de meest risicovolle processen, die jaarlijks tussen directie en het OOT besproken worden. Omdat dit overzicht pas in 2019 met de directie en het OOT wordt besproken en vastgesteld, staan deze nog niet beschreven in dit Jaarverslag. Na vaststelling worden deze punten meegenomen in de planning van de strategie: borging en bewaking in het Jaarplan van de Posten dat volgens de beleidscyclus volgt. Naast de borging van de resultaten van de directiebeoordeling worden ook de belangrijkste resultaten van  externe audits in 2019 geborgd en bewaakt. Hiervoor is in 2018 gestart met de ontwikkeling van een overzicht verbeteracties naar aanleiding van audits dat in 2019 volgens de beleidscyclus zal worden gevolgd.