4 Algemeen beleid

4.1 Visie, strategie en meerjarenbeleid

In onze visie gaat het erom dat de klant, ondanks fysieke, sociale en emotionele uitdagingen, de regie behoudt en zichzelf kan zijn. We gaan uit van zijn/haar mogelijkheden, wensen en behoeften, en sluiten daarop aan met onze ondersteuning, zorg en behandeling. Daarbij zijn ook familie en mantelzorgers gelijkwaardige partners. Een relatie op basis van wederzijds respect en vertrouwen vinden wij van essentieel belang om te zorgen dat de klant zich veilig en thuis voelt. De Posten is maatschappelijk betrokken en verankerd in de omgeving. Wij staan open voor vernieuwingen en nemen daarin graag het voortouw.

Strategie en meerjarenbeleid

Vooruitlopend op het meerjarenbeleidsplan, dat in april 2019 zal worden vastgesteld, gaven de kaderbrief 2018 en de hiervan in de verlengde liggende in november herijkte kaderbrief 2019 richting en kaders voor de ontwikkelingen van de Posten. Met ondersteuning van de in 2018 herijkte beleidscyclus heeft de Posten de doelstellingen hierin bereikt. De hoofdthema’s waarop is gestuurd, zijn:

  1. Netwerkorganisatie (richting en inrichting): het vervolgen van de doelstellingen in de kaderbrief van 2018: voortborduren op resultaatgericht management, toewerken naar een communicatieve organisatie en het werven van klanten, medewerkers en vrijwilligers.
  2. Wonen: samen met externe stakeholders toewerken naar een inclusieve samenleving (Droomwijk de Posten) waarvan Woonpark de Posten een onderdeel zal zijn.
  3. Organisatie-ontwikkeling: het verder ontwikkelen naar een klantgerichte organisatie door meer te gaan werken vanuit de bedoeling. Twee projecten “de klantreis” en “Samen Sturen” zullen hierbij als uitgangspunt worden genomen.
  4. Kwaliteit en veiligheid: certificering en doorontwikkeling van ons kwaliteitssysteem (Kwaliteitskompas)  en de professionals een leidende rol geven bij het vormgeven van de kwaliteit van hun werk waarin leren en ontwikkelen een grote rol spelen.

4.2 Algemeen beleid en belangrijke gebeurtenissen in 2018

Zoals al in de inleiding is benoemd, was 2018 het jaar van koers uitzetten. De Posten is opgeschoven van een familie- naar een meer resultaat- en marktgerichte organisatie waarin we nadrukkelijk op zoek zijn naar wat ons klant wil om daarmee als organisatie toekomstbestendig te worden. Deze richting zal als basis dienen voor de opbouw en toekomst van de Posten. Om dit stevige fundament te gaan leggen, is er voor gekozen om, nadat in 2017 afscheid was genomen van het managementteam, verder te gaan met een team dat dichter bij de klant staat: het Organisatie Ontwikkelteam. Hierin is onder andere ook de VAR, die in 2018 is gestart, vertegenwoordigd. In samenwerking met de sleutelfunctionarissen behoren het creëren van een resultaat- en kwaliteitsgerichte cultuur en het uitdragen van de missie en visie tot hun kerntaken.

Aan de hand van de bovengenoemde vier hoofdthema’s zijn in 2018 de volgende zaken aan de orde geweest:

Netwerkorganisatie (richting en inrichting)

In het kader van voortborduren op resultaatgericht management zijn in 2018, vanuit de richtinggevende kaders en doelstellingen in de kaderbrief begin 2018 jaarwerkplannen opgesteld en eigenaren benoemd. Deze jaarwerkplannen zijn in een speciaal hiervoor ontworpen website van het Jaarplan geborgd en werden bewaakt en gevolgd middels de in 2018 herijkte beleidscyclus (zie paragraaf Beleidscyclus en planning & control). Per kwartaal leveren de eigenaren van de jaarwerkplannen kwartaalrapportages van de behaalde resultaten op, die in de kwartaalrapportage-bijeenkomsten met alle eigenaren zijn gedeeld en besproken. Over niet behaalde resultaten zijn gesprekken gevoerd en afspraken gemaakt hoe doelstellingen alsnog kunnen worden bereikt. De bewaking van de begroting is ingericht op Resultaatsverantwoordelijke eenheden (RVE’s). Iedere RVE heeft een manager, maandelijks worden de resultaten met de betreffende managers besproken. Op kostenplaatsen met een negatieve bijdrage aan het resultaat wordt in 2019 strakker gestuurd om het resultaat te verbeteren.

Toewerkend naar een communicatieve organisatie en het werven van klanten, medewerkers en vrijwilligers is in 2018, op basis van de missie en visie, de in- en externe communicatie op de rails gezet, zodat deze bijdraagt aan het bewaken en versterken van het imago van de Posten en klanten en om medewerkers en vrijwilligers mee te nemen in de ontwikkelingen van de Posten. Voor dit laatste hebben er lezingen plaatsgevonden over het centraal stellen van de klant en het gaan werken vanuit de bedoeling en zijn de medewerkers via maandelijkse Nieuwsbrieven van de directie over de ontwikkelingen geïnformeerd. Deze ontvingen zij per mail en werden ook gepubliceerd op intranet dat in 2018 een restyling heeft ondergaan en dat ook nu nog continue wordt geactualiseerd.
Het proces om te komen tot kernboodschappen en contentstrategieën voor de verschillende doelgroepen is gestart en heeft zich in eerste gericht op de doelgroep nieuwe medewerkers in verband met de inzet van de extra financiële middelen van het kwaliteitsbudget. In 2019 zal uitvoering worden gegeven aan de te formuleren communicatiestrategie voor (het werven van) nieuwe medewerkers en zal, in een logische samenhang met het meerjarenbeleidsplan, een projectplan wordt gemaakt voor vergelijkbare trajecten (zoals onder andere de bouwontwikkelingen) voor andere doelgroepen.

Daarnaast heeft de Posten zich in 2018 beziggehouden met het ontwikkelen van Cultuur en Leiderschap onder alle medewerkers. Om de gewenste cultuurverandering tot stand te brengen en te behouden hebben in 2018 evaluatiegesprekken naar aanleiding van de in 2017 gehouden assessments met 25 sleutelfunctionarissen plaatsgevonden en zijn individueel gewenste opleidingen en (ontwikkel-)trajecten geïnventariseerd en in gang gezet.

De activiteiten van De Tafel van Marcelis hebben in 2018 bijdragen aan de positionering van de Posten als wijksteunpunt en ontwikkeling van de Posten als netwerkorganisatie. Naast de speciaal door De Tafel georganiseerde bijeenkomsten, was De Tafel ook betrokken bij de invulling van de jubileumweek en heeft De Tafel zich succesvol ingezet ten behoeve van het thema eenzaamheid onder ouderen in Enschede-Zuid. In 2019 zal De Tafel worden gekoppeld aan de activiteiten en daarmee onderdeel zijn van de “Droomwijk de Posten”.

Wonen

In 2018 is gestart met de voorbereidingen om te komen tot Woonpark de Posten. Met een groep medewerkers, alle geledingen en externe partners, is nagedacht over de toekomstige behoefte voor wat betreft wonen, zorg en welzijn van de ouder wordende mens. Dit heeft in juni 2018 geresulteerd tot een woonvisie, vastgelegd in een visiedocument. Deze woonvisie zal in 2019 worden ontwikkeld naar een programma van eisen en een eerste schetsontwerp. Om de Posten te begeleiden in de bouwontwikkelingen om te komen tot deze nieuwbouw is in januari 2018 een bouwmanager aangesteld.
Ook is in 2018 gestart met het voeren van gesprekken met externe stakeholders om de visie over de Droomwijk en Woonpark de Posten met elkaar te delen en om te bespreken hoe de samenwerking vorm kan worden gegeven. De samenwerking met Domijn, de Provincie Overijssel en de gemeente Enschede is hierdoor al van de grond gekomen en verschillende project- en stuurgroepen (binnen een vastgestelde projectoverleg-structuur waarin alle stakeholders zijn betrokken) zijn gestart. De verwachting is dat in 2019 meer samenwerkingsvormen en -gesprekken volgen. Een gezamenlijk ambitiedocument en een intentieverklaring volgen eind 2019. In november 2018 is, na zorgvuldige afweging en instemming van de Raad van Toezicht, het besluit genomen om IAA Architecten te selecteren als architect voor Woonpark de Posten.

Organisatie-ontwikkeling

Zoals al aangegeven is de Posten zich aan het ontwikkelen naar een klantgerichte organisatie door meer te gaan werken vanuit de bedoeling waarbij de missie en visie van de Posten centraal staat. Naast de in Concordia gehouden lezingen en de informatie hierover in de Nieuwsbrieven directie, is hieraan ook aandacht geschonken tijdens de meet & greet sessies en lunchbijeenkomsten met de directeur-bestuurder. Daarnaast is het ook een rode draad in de beschreven processen in de documentatie van het Kwaliteitskompas.

In de lijn van het centraal stellen van de klant past ook het herinrichten van het onderdeel Hospitality en Services. Per mei 2018 is daarom een Facilitair Manager met een hotel achtergrond aangesteld om de Posten te helpen haar facilitaire processen te verbeteren. In 2018 is daarin al een flinke verbeterslag gemaakt door renovatie van het centrale ontmoetingspunt: restaurant De Brink. Ook zijn (en worden) verschillende huiskamers binnen de Posten voorzien van nieuw meubilair ten behoeve van optimale inzet voor het welzijn van de bewoners middels gezamenlijk eten en verschillende andere activiteiten.

Binnen de facilitaire ondersteunende diensten zijn de verschillende processen nader bekeken en aangescherpt. Met name op het gebied van communicatie tussen deze afdelingen en de zorgafdelingen zijn grote stappen gezet waardoor zaken efficiënt en snel verlopen. Ook is overgegaan naar een zeven-dagen rooster ten behoeve van een optimale ondersteuning op alle dagen van de week.
Op het gebied van één van de welzijnsthema’s “Eten & Drinken” ondersteunt en coacht team Catering de afdelingen waar zelf wordt gekookt, bij het aanbieden van gezonde en voedzame verse maaltijden aan de bewoners en bij het koken zelf.

In 2019 zal de Posten hierop voortborduren door de projecten “de klantreis” en “Samen Sturen”, die hierbij als uitgangspunt zullen worden genomen.
Met het project Samen Sturen is in oktober 2018 al gestart. Dit project gaat over het herdefiniëren van taken, rollen en verantwoordelijkheden in het primaire zorgproces en de ondersteunende processen. Het beoogde resultaat is het helder maken van de kaders binnen de organisatie waardoor ieder duidelijk heeft wat er van hem of haar of van het team wordt verwacht. Dit komt de samenwerking in de Posten ten goede waardoor in de teams steeds meer ruimte komt voor het continu verbeteren van de kwaliteit van zorg en het welzijn van onze klanten. In 2019 zullen deze kaders binnen het OOT worden besproken waarna in het 2e kwartaal van 2019 de afronding volgt.

Zoals al aangegeven in de inleiding hebben er in 2018 op het gebied van het welzijn en ook zinvolle daginvulling van onze klanten veel activiteiten plaatsgevonden. Deze zijn mede dankzij de middelen van het project Waardigheid en Trots tot stand gekomen. De thema’s van de Posten: “Groen, Bewegen, Muziek en Eten & Drinken” waren hierin de rode draad. In 2018 is tevens gestart met een project voor het ophalen van persoonlijke levensverhalen bij klanten, dat in 2019 verder zal worden uitgewerkt. Ook zal in 2019 het welzijn van onze klanten worden gemeten door het in 2019 te ontwikkelen meetinstrument voor het meten van klanttevredenheid.

Kwaliteit en veiligheid

Op het gebied van kwaliteit van zorg- en dienstverlening heeft de Posten in 2018 flink aan de weg getimmerd. Door de continue doorontwikkeling van het Kwaliteitskompas, de in 2018 georganiseerde intercollegiale toetsingen met collega-zorgorganisaties en interne audits, het inrichten van het meldsysteem voor incidenten en calamiteiten en de oprichting van de Incidentencommissie in 2018 geven wij onze professionals een rol bij het vormgeven van de kwaliteit van hun werk waarin leren en ontwikkelen een grote rol spelen. Daarnaast is in 2018 een speciale overlegvorm opgericht: “Kwaliteit in Beeld” waarin de kwaliteit en veiligheid binnen de Posten wordt besproken, bewaakt en geborgd en waaraan een brede vertegenwoordiging van de Posten (o.a. een delegatie van de VAR, managers Zorg en de directeur-bestuurder) deelneemt. In 2019 vindt verdere oprichting van de kwaliteitsstructuur (commissies) plaats en de ontwikkeling van een meetinstrument voor het meten van klanttevredenheid.

Om te toetsen of wij op de goede weg zijn met onze ontwikkelingen en om onszelf blijvend te verbeteren op deze gebieden, is er in 2018 voor gekozen te gaan voor ISO-certificering. Eind december 2018 heeft hiervoor een 1e bezoek van het certificerende bureau plaatsgevonden om een eerste indruk te krijgen van de status van ons kwaliteitsmanagementsysteem.
Ter voorbereiding op dit bezoek is in december een directiebeoordeling op het kwaliteitsmanagement-systeem uitgevoerd. De directiebeoordeling is een verplicht onderdeel voor de ISO-certificering maar dient bovenal als verbeter- en leerinstrument om onze kwaliteit van zorg- en dienstverlening continue te verbeteren. Zie hiervoor ook de paragraaf kwaliteits- en veiligheidsmanagement. Na het 1e bezoek heeft er in januari 2019 een tweedaags aanvullend bezoek plaatsgevonden. De uitkomsten van dit bezoek hebben geresulteerd in een ISO-certificaat voor de Posten. Een resultaat waar wij erg trots op zijn!

4.3 Maatschappelijk verantwoord ondernemerschap

De Posten besteedt veel aandacht aan haar omgeving. We werken met een gescheiden afvalinzamelingssysteem waardoor de af te voeren goederen, zoals glas, papier, oliën en vetten ook hergebruikt kunnen worden.
Veel leverancierscontracten zijn afgesloten door inkoopcombinaties (Lucrum, FST en Intrakoop). Naast het feit dat er afspraken worden gemaakt om gezamenlijk op locatie af te leveren (Cross-doc systeem), wordt leveranciers gevraagd of, hoe en in welke mate zij invulling geven aan hun sociaal- en milieubeleid en hun maatschappelijke betrokkenheid in het algemeen.
Dat geldt ook voor leveranciers waarmee de Posten zelfstandig contracten afsluit. Zoals in de paragraaf ‘Besturing gericht op maatschappelijke doelstelling’ aangegeven, biedt de Posten werkervaringsplaatsen en werkplekken aan mensen die verder van de reguliere arbeidsmarkt af staan. Zo dragen cliënten van Aveleijn zorg voor een groot deel van de vuilinzameling en verspreiden zij wekelijks kantoorartikelen over de afdelingen. Daarnaast biedt de Posten sinds 2018 onderdak aan studenten en kwetsbare jongeren. Dit om een brug te slaan tussen de eenzaamheid onder ouderen en studenten die moeite hebben om een (betaalbare) kamer te vinden. De woonstudenten zijn als goede buur voor de bewoners. Ze kunnen een rondje met ze wandelen of een activiteit organiseren en klusje doen voor de bewoners.
De Posten beschikt daarnaast over een Werkpakt-keurmerk. Hiermee laat de Posten zien zich nadrukkelijk te onderscheiden door sociaal ondernemerschap: we onderkennen de talenten van (langdurig) werkzoekenden, bieden hen perspectief en vertalen dit in succesvol en maatschappelijk verantwoord ondernemen. De gemeente verstrekt het Werkpakt keurmerk aan werkgevers die, samen met de gemeente en andere partners, aantoonbaar bijdragen aan duurzame oplossingen voor werkzoekenden en daarbij optreden als ambassadeur en betrokken partner.

De Posten maakt afspraken over (verpakkings-)materialen en producten die, daar waar mogelijk, niet milieubelastend zijn. Bij vervanging van verlichting door verbouwingen en het opknappen van het gebouw wordt structureel gewerkt met LED-verlichting. Dit type licht geeft een hogere lichtopbrengst en verbruikt veel minder elektriciteit. Dit draagt in de eerste plaats bij aan het milieu en verlaagt de exploitatiekosten. Bij de vervanging van apparatuur en machines wordt bij de keuze nadrukkelijk gekeken naar hergebruik en het energieverbruik. Daarnaast draagt de voortgang in digitaliseren van informatiestromen, o.a. door het gebruik van het Elektronisch Zorgdossier, bij aan het verminderen van het papierverbruik.

4.4 Naleving gedragscodes

De Posten hanteert een gedragscode waarin de afspraken zijn omschreven die op basis van de visie van de Posten gelden voor de omgang tussen professionals, vrijwilligers, klanten, familieleden en bezoekers. Daarnaast hanteert de Posten gedragsregels met betrekking tot computergebruik, privacy en social media. Naar aanleiding van het privacyrisico-onderzoek van gegevensverwerking binnen de Posten dat in het kader van de nieuwe wetgeving AVG in 2018 heeft plaatsgevonden, zijn afspraken hierover in 2018 herzien en gepubliceerd op intranet, het Kwaliteitskompas en op de website.

Uit dit onderzoek is gebleken dat de Posten voldoet aan de nieuwe wetgeving. De Posten heeft zich hiervoor laten ondersteunen door een externe Functionaris Gegevensbescherming. Het plan van aanpak uit het onderzoek wordt, in combinatie met de verbetermaatregelen uit de in- en externe audits, waaronder de directiebeoordeling, de komende jaren opgepakt.

4.5 Toekomstparagraaf

De Posten is financieel gezond en wil in de toekomst graag gezond blijven. Dit betekent dat we voor een resultaatgerichte en doelmatige bedrijfsvoering gaan. De Posten zal in de eerste instantie gaan sturen op het behalen van de doelstellingen in de herijkte kaderbrief 2019 (zoals genoemd in de inleiding), maar later op de herijkte strategische richting die de Posten de komende jaren inslaat en die in 2019 vastgelegd wordt in het meerjarenbeleidsplan. De uitgangspunten hiervan zullen gericht zijn op tevreden en bevlogen medewerkers, die zorgdragen voor een goede kwaliteit van leven van onze klanten waarbij wonen het zorgproces ondersteunt en waaraan technologie en interdisciplinaire samenwerking een bijdrage gaan leveren. Daarnaast zal de Posten koersen op de verdere ontwikkeling van de nieuwbouwplannen tot Woonpark de Posten waarbij goede huisvesting, het verder ontwikkelen van een inclusieve samenleving in samenwerking met partners in de wijkgerichte huidige rol die de Posten nu heeft en ook wil behouden, de rode draden zijn. De Posten is ook onderdeel van de coöperatie Zorgschakel Enschede (ZSE) met Liberein Zorggroep Manna en Livio waarbij de wijkgerichte rol en doelstellingen van ZSE gekoppeld zijn.

Voor wat betreft de kwaliteit van zorg- en dienstverlening heeft de Posten de afgelopen jaren veel goede ontwikkelingen in gang gezet die hebben geresulteerd in continue verbetering. Deze te varen koers, mede ontwikkeld met betrokkenheid van de Cliëntenraad en de zorgteams, staat beschreven in de verbeterdoelen in ons Kwaliteitsplan 2018 op onze website https://www.deposten.nl/kwaliteit. In 2019 zal de Posten op deze ingezette koers voortborduren. We richten ons met name op het methodisch werken, bevordering van welzijn, zinvolle daginvulling en innovatieve technologische toepassingen. We zetten hiervoor het budget van de toegezegde extra financiële middelen van het Kwaliteitsbudget in, dat ten goede zal komen aan:

  • meer tijd en aandacht voor de bewoner door het aanstellen van extra medewerkers die zorgen voor- sfeer en persoonlijke aandacht in de huiskamers van onze woongroepen, activiteiten die bijdragen aan een plezierige, zinvolle dag; het werven van voldoende geschikte vrijwilligers; zingeving en zinbeleving
  • inzet van voldoende, gemotiveerde en deskundige zorgverleners
  • leren, verbeteren en innoveren (extra formatie-inzet t.b.v. verpleegkundige technologie en investering in hulpmiddelen en zorgdomotica). 

Naast de uitgangspunten uit de kaderbrief, het meerjarenbeleidsplan en de beheersing van de extra financiële middelen van het Kwaliteitsbudget, zullen ook de nieuwbouwplannen om te komen tot Woonpark de Posten impact hebben op de bedrijfsvoering. In 2019 zal de meerjarenbegroting 2020-2024 geactualiseerd worden. Hiervoor zullen bovengenoemde plannen als uitgangspunten dienen.
In de begroting 2019 is gerekend met een resultaat van € 660.000 positief. Zoals al genoemd is de begroting ingericht op Resultaatsverantwoordelijke eenheden (RVE’s).